Réalisation

Développement d'une Solution ticketing

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  • WEX - Wallonie Expo

Depuis 2001, le WEX (Wallonie Expo – Marche-en-Famenne) accueille des évènements de tous types, du concert au salon professionnel en passant par la manifestation sportive, etc. Pour cette entité, capable d’accueillir plusieurs milliers de personnes, et pour laquelle offrir une prestation de qualité est la préoccupation première, optimiser la gestion du flux de visiteurs représente une nécessité majeure.

Pour accompagner le WEX dans cette démarche, nous avons travaillé au développement d’une solution de ticketing complète pour leurs évènements corporate, dont l’organisation bénéficie aujourd’hui en toute autonomie.

Solution de gestion des invitations

Lors de l’organisation d’évènements d’envergure destinés aux professionnels, des invitations sont envoyées aux participants potentiels. Celles-ci prennent la forme de cartons VIP distribués par les exposants ou responsables de l’événement à leurs contacts privilégiés, ou d’invitations digitales renvoyant à une plateforme d’inscription développée par nos soins.

Sur cette plateforme, les participants sont invités à fournir une série de données personnelles ou professionnelles, après quoi un email avec un code unique permettant l’accès à l’évènement leur soit automatiquement envoyé.

Contrôle d’accès et suivi des visiteurs

L’accès à l’évènement est permis grâce au scanning des codes reçus, par invitation papier ou par e-mail après inscription. Ce système de scanning, application mobile que nous avons développée, limite le temps d’attente à l’entrée de l’événement, pour une meilleure expérience du visiteur.

En outre, il permet d’enregistrer un certain nombre de données telles que l’heure d’arrivée du visiteur, son parcours de réservation ou d’invitation, les secteurs dans lesquels il s’attarde, etc.

Base de données centrale

Ces systèmes de billetterie et de scanning permettent une meilleure gestion des flux de visiteurs, les données sur le nombre de personnes présentes, leur temps de visite, et autres informations étant disponibles en temps réel.

L’ensemble des données peut également être utilisé à des fins d’analyse ou de communication : nombre de visiteurs d’un secteur spécifique de l’exposition, taux de visites effectives par rapport au nombre d’invitations envoyées, communications ciblées sur base des adresses email récoltées, etc.

Des applications bien plus diversifiées

Un système de scanning ne se limite pas au scan de codes-barres ou QR-codes. Des cartes de radio-identification (RFID) peuvent, par exemple, également être utilisées.

De même, les applications de ces systèmes de scanning couplés à des bases de données ne se limitent pas à la gestion des entrées de salles d’événements. Un établissement HoReCa peut, par exemple, mettre en place un système de cartes de paiement prépayée propre à son établissement. Le restaurant d’une entreprise peut différer et regrouper les paiements des repas à la fin du mois, en invitant chaque employé à scanner sa carte lors de chaque passage en caisse. Certaines actions peuvent également être conditionnées par le scan d’une carte, etc.

Dans tous les cas, un logiciel spécifique devrait être développé, qui permette à l’entreprise désireuse d’intégrer ce type de solution d’en tirer le meilleur parti, de l’utilisation du système à l’analyse des données qui en émergent.

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