#1.
Notre client
Le WEX (Wallonie Expo), situé à Marche-en-Famenne, est l’un des plus importants centres d’événements en Wallonie. Il accueille chaque année des salons professionnels et grand public de grande envergure, dans des secteurs aussi variés que l’horeca, la construction, le bien-être ou encore l’artisanat.
Certains événements rassemblent jusqu’à 30 000 visiteurs et des centaines d’exposants sur plusieurs jours. Cette ampleur implique une organisation rigoureuse et une gestion millimétrée des flux. La qualité de l’accueil, la fluidité des entrées et la capacité à offrir une expérience structurée aux exposants sont devenues des enjeux stratégiques.
C’est dans ce contexte que notre collaboration a débuté, notamment lors d’un premier test grandeur nature au lancement du salon HORECATEL. Une mise en production sous forte affluence, révélatrice des enjeux terrain liés à la digitalisation d’un salon professionnel.
#2.
Ses besoins
Avant la mise en place de la solution digitale, le WEX devait gérer des pics d’affluence importants à l’entrée des salons. Lorsqu’un grand nombre de visiteurs arrivent simultanément, la moindre friction dans le contrôle d’accès peut générer des files d’attente et impacter l’expérience dès les premières minutes.
Au-delà de l’accueil, la gestion des exposants représentait également un défi. Entre les démarches administratives, l’organisation logistique et la nécessité de collecter efficacement des contacts commerciaux, les outils existants ne permettaient pas toujours une centralisation optimale des informations.
Par ailleurs, les attentes des visiteurs ont évolué. Aujourd’hui, un salon professionnel ne se limite plus à un espace physique. Les participants souhaitent accéder facilement aux informations, se repérer rapidement grâce à un plan interactif et optimiser leur parcours sur place. La digitalisation des événements est devenue un levier incontournable pour répondre à ces nouvelles exigences.
Le WEX avait donc besoin d’une solution digitale sur-mesure capable d’améliorer simultanément la gestion interne, l’efficacité des exposants et l’expérience des visiteurs.
#3.
Notre solution
Pour répondre à ces enjeux, nous avons développé une solution globale dédiée à la gestion d’événements professionnels, combinant outils web et application mobile. L’objectif n’était pas simplement de créer un outil, mais de structurer un véritable écosystème digital capable d’optimiser l’organisation, la gestion des flux visiteurs et la performance des exposants.
Un système de scan de badges pour fluidifier les flux visiteurs
Nous avons conçu un système de scan de badges performant, pensé pour absorber les pics d’affluence et réduire les temps d’attente à l’entrée. Cette solution permet :
- un scan rapide et sécurisé des badges visiteurs
- une gestion optimisée des flux d’entrée
- une réduction significative des files lors des périodes de forte affluence
- une meilleure maîtrise des données d’accès en temps réel
Une plateforme exposant pour centraliser l’organisation
Nous avons développé une plateforme web dédiée aux exposants, véritable outil de gestion leur permettant de centraliser toutes les informations liées à leur participation. Cette solution facilite :
- la gestion des inscriptions et des accès
- le suivi administratif
- l’organisation logistique en amont de l’événement
- la consultation des informations pratiques
Une application mobile pour optimiser la génération de leads
L’un des enjeux majeurs pour les exposants est la collecte de contacts qualifiés. Nous avons donc intégré une application mobile de scan et de gestion des leads, pensée pour transformer chaque interaction sur le salon en opportunité commerciale exploitable.
Concrètement, les exposants peuvent :
- scanner les badges des visiteurs en quelques secondes
- enregistrer automatiquement les données de contact
- structurer leur suivi post-événement
Une application mobile événementielle pour enrichir l’expérience visiteur
En parallèle, nous avons conçu une application mobile événementielle destinée aux visiteurs. Elle centralise les informations essentielles et améliore l’autonomie sur place.
L’application propose notamment :
- un plan interactif du salon
- la liste des exposants et des informations détaillées
- les contenus utiles pour organiser son parcours
- un accès simplifié aux informations pratiques
Les impacts sont concrets. L’optimisation des flux visiteurs améliore l’accueil et la perception globale du salon. Les exposants bénéficient d’une gestion simplifiée et d’un meilleur suivi de leurs contacts. Le WEX dispose quant à lui d’une vision plus structurée des données liées à ses événements, renforçant sa capacité d’analyse et d’amélioration continue.
#4.
Notre collaboration
La réussite de ce projet repose sur une collaboration de long terme. Depuis près de dix ans, nous travaillons aux côtés des équipes du WEX pour faire évoluer la solution en fonction des besoins opérationnels et des retours terrain.
Chaque événement constitue une opportunité d’optimisation. Les tests en conditions réelles, notamment lors de salons à forte affluence, ont permis d’ajuster les performances techniques et d’améliorer l’ergonomie des outils.
Cette relation de confiance a favorisé une approche itérative : analyser, améliorer, déployer. La digitalisation des salons professionnels du WEX s’inscrit ainsi dans une logique d’évolution continue plutôt que dans un projet figé.
Merci à l’équipe du WEX pour leur confiance !
#5.
Conclusion
La gestion d’un salon professionnel de grande envergure exige aujourd’hui bien plus qu’une organisation logistique efficace. Elle nécessite une véritable stratégie de digitalisation capable d’optimiser les flux, de structurer les données et d’améliorer l’expérience globale des participants.
Avec le WEX, nous avons développé une solution digitale sur-mesure dédiée à la gestion d’événements professionnels, intégrant contrôle d’accès, plateforme exposant et application mobile événementielle. Ce projet illustre notre approche : concevoir des outils robustes, évolutifs et parfaitement alignés avec les enjeux opérationnels de nos clients.
La digitalisation événementielle n’est pas un simple confort technologique. Elle devient un levier stratégique pour gagner en efficacité, en qualité d’accueil et en performance commerciale.