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Comment rédiger un cahier des charges pour un ERP : exemple à télécharger

Nous vous expliquons les éléments essentiels à inclure dans votre cahier des charges pour que votre prestataire développe le logiciel adapté à votre activité. Vous trouverez un exemple de cahier des charges à télécharger à la fin de l'article.

#1.

Introduction

Difficile de se lancer dans le développement d’un logiciel de gestion d’entreprise (ERP, CRM,...) sans un temps de réflexion et de préparation au préalable.

En effet, un logiciel de gestion est un outil que vous utilisez, le plus souvent, au quotidien et qui est censé, entre autres, améliorer vos processus de travail, vous faire gagner du temps et vous permettre d’augmenter les performances de votre entreprise.

Pour parvenir à concevoir le meilleur logiciel possible, vous devez donc prendre le temps de réfléchir à l’ensemble de vos besoins.

Pour vous aider dans cette tâche, nous vous recommandons de rédiger un cahier des charges. 

Ce document reprend les informations essentielles de votre projet et permet à votre prestataire de comprendre parfaitement vos besoins et vos attentes dans le but de développer le logiciel adapté à votre entreprise. 

Dans cet article, nous allons vous expliquer tous les points auxquels vous devez réfléchir et qu’il faut mentionner dans votre cahier des charges.

Vous trouverez, après la conclusion, un modèle de cahier des charges à télécharger.

#2.

Quelques informations à garder en tête

Avant de vous lancer dans les détails de votre cahier des charges, nous voulons éclaircir quelques points.

Pour commencer, il faut savoir qu’un cahier des charges n’est pas toujours le document de référence à respecter à la lettre pour toutes les entreprises. 

Effectivement, chez Deuse, le cahier des charges nous aide à créer ce que l’on appelle des User Stories, c’est-à-dire, la description d’une fonctionnalité de votre logiciel pour un utilisateur. 

Nous développons alors tous les éléments qui se trouvent sur ces User Stories et uniquement sur ces US.

Si des éléments du cahier des charges ne se retrouvent pas sur les US, nous ne les développerons pas. 

Vérifiez bien avec votre prestataire le document sur lequel il se base pour le développement de votre logiciel. Mettez-vous d’accord dès le début de votre collaboration afin d’éviter de mauvaises surprises.

Ensuite, si vous avez déjà un logiciel de gestion et que vous faites appel à un prestataire, c’est qu’il ne répond pas ou plus totalement à vos besoins. Si c’est le cas, nous vous conseillons, idéalement, de repartir de zéro plutôt que de votre solution existante car c’est toujours plus compliqué. 

Si vous préférez, tout de même, partir de votre logiciel existant, il faudra modérer vos attentes car votre prestataire devra respecter davantage de contraintes que s’il démarrait un nouveau projet.

Puis, selon vos attentes, deux solutions s’offrent à vous : un logiciel sur-mesure ou un logiciel standard comme Odoo.

Pour faire votre choix, il y a plusieurs critères à prendre en compte tels que vos besoins et leurs complexités, votre budget ou encore l’accessibilité de votre logiciel (le cloud ou installé directement sur votre ordinateur en local). 

Il faut savoir que certaines fonctionnalités ne rentrent pas dans un logiciel standard, dans ce cas, vous devrez opter pour du sur-mesure.

Pour vous aider, nous avons rédigé un article pour savoir comment choisir le bon logiciel de gestion pour votre entreprise : Odoo vs sur-mesure

Votre prestataire pourra évidemment, après avoir discuté avec vous de votre projet et de vos besoins, vous guider dans ce choix.

Enfin, essayez d’être le plus clair et le plus concis possible dans vos explications afin de faciliter la compréhension de votre prestataire. Le but de votre cahier des charges est de simplifier au maximum son travail.

Ne mettez également que les informations utiles pour le développement de votre logiciel.

#3.

Les éléments importants de votre cahier des charges

Voici les éléments qui nous semblent indispensables à mettre dans votre cahier des charges pour que votre prestataire développe le logiciel adapté à votre activité  :

Une brève description de vos besoins :

Ne rentrez pas encore dans les détails de votre projet à cette étape. Le but, ici, est de décrire en quelques phrases ce que vous souhaitez pouvoir faire avec votre logiciel de gestion. 

À quel(s) besoin(s) votre logiciel devra-t-il répondre ?

Exemple : J’aimerais un logiciel pour automatiser la gestion des stocks de mon entreprise. 

Expliquez ce que vous attendez de votre logiciel de gestion.

Le flux business de votre entreprise :

Décrire le flux business de votre entreprise est le point le plus important de votre cahier des charges car presque tout découle de cet élément.

Il faut expliquer tous les flux qui doivent être intégrés dans votre outil.

Qui fait quoi ⇒ À quel moment ⇒ Quelles décisions sont prises ⇒ Quels résultats en découlent ⇒ ..? 

Bref, votre prestataire doit avoir une visualisation complète de votre activité car sans ces informations, il risque de développer un logiciel qui ne correspond pas totalement à votre business.

C’est essentiel de mentionner toutes les étapes et comment elles s’organisent entre elles.

Pour aider au mieux votre prestataire, nous vous invitons à faire un diagramme de vos différents flux qui reprend les intervenants, les actions et réactions de chacun ainsi que l’ordre/le sens de ces (ré)actions.

Voici un exemple pour l’un de nos clients, un acteur majeur du secteur de la construction : 

Il faut également bien délimiter les flux.

Par exemple, si vous désirez un logiciel qui couvre votre flux de vente, il est nécessaire de savoir ce que comporte ce flux, jusqu’où il s’étend exactement :

Est-ce que votre flux commence au premier contact avec le client et l’ajout de ses informations dans le CRM et s’étend jusqu’à la gestion de vos stocks ? Ou s'arrête-t-il à l’achat effectué par le client ? 

Vous devez préciser tous les éléments concernés par votre flux car chaque entreprise a ses spécificités et votre flux de vente n’est pas forcément le même qu’une autre société.

Voici un exemple de diagramme d’un flux de vente (c’est un exemple générique provenant du site Urbanisation du Système d’Information pour vous aider à comprendre) :

Nous voulons attirer votre attention sur le fait qu’un logiciel sur-mesure peut s’adapter à vos flux mais qu’avec un logiciel standard, c’est peut-être votre flux qu’il faudra adapter (ou non) au logiciel. Il faudra en discuter avec votre prestataire pour voir ce qu’il est possible de faire.

À présent, nous allons voir les éléments qui découlent de vos flux business :

Vos utilisateurs :

Il est important de préciser qui va utiliser le logiciel au sein de votre entreprise et les actions que chacun doit pouvoir faire avec.

En effet, tout le monde n’aura peut-être pas les mêmes accès. 

Par exemple, il est possible que chaque département n’ait accès qu’à une partie des fonctionnalités et que les responsables aient accès à l’ensemble du logiciel. 

Il faut donc lister les différents utilisateurs et leurs accès car ils influencent la structure et l’hébergement de votre logiciel, il faut donc bien réfléchir à son utilisation dans son ensemble.

Votre ou vos master data : 

Les “données maître”, appelées master data, représentent les ressources de données organisationnelles importantes de votre entreprise. 

Il y a, par exemple, les données clients et fournisseurs, les données produits ou encore les données financières.

Vous ne devez pas les fournir dans votre cahier des charges mais, vous devez impérativement lister les master data importantes pour votre activité (votre listing client, listing produit, etc.) ainsi que leur structure.

Réfléchissez déjà à la manière dont vous allez récupérer ces master data des endroits où elles sont actuellement stockées. 

A priori, votre prestataire pourra vous aider. Il faut bien sûr en discuter avec lui.

Lorsque vous fournirez ces données à votre prestataire, elles devront être suffisamment complètes car sans elles, votre logiciel ne fonctionnera pas correctement.

Effectivement, un logiciel sans données sera inutilisable…

C’est pour cette raison qu’il y a un travail important à réaliser à ce niveau-là en amont du développement de votre logiciel.

Par exemple, fournir un fichier Excel à moitié rempli à votre prestataire ne sera malheureusement pas suffisant. 

Récupération et envoi de données à des systèmes tiers de manière automatique ou semi-automatique :

Ici, nous parlons des inputs et outputs de données venant d’autres systèmes/clients, si vous en avez.

Voici un exemple pour mieux comprendre : prenons un grossiste qui vend ses produits sur le site de différents revendeurs :

Si un revendeur n’a plus de stock sur son site e-commerce, il pourrait avoir accès aux stocks du grossiste et passer directement une nouvelle commande via son interface. La facture et le bon de livraison pourraient alors partir automatiquement du grossiste au revendeur. 

Si vous avez des inputs/outputs de données venant de systèmes tiers, expliquez bien, dans votre cahier des charges, comment l’information rentre et par qui elle rentre ainsi que par où et comment elle sort. Ça rejoint un peu le flux business d’une certaine manière.

Vous pouvez, ici aussi, faire un diagramme pour expliquer les échanges de données avec des systèmes tiers.

Voici d’autres exemples :

Il y a les inputs (données entrantes) manuels via des fichiers Excel ou CSV mais aussi les inputs (données sortantes) automatiques comme les mails.

Parmi les inputs automatiques, on retrouve aussi les API externes. 

Une API, Application Programming Interface, est, de manière simple, une infrastructure qui permet de relier deux logiciels (ou des autres solutions) et de, entre autres, transférer des données de l’un à l’autre. 

Pour l’un de nos clients, nous avons intégré un flux EDI (pour Échange de Données Informatisées), c’est-à-dire, un message dans un format standard utilisé dans la grande distribution, c’est un échange entre des partenaires commerciaux qui se fait d’ordinateur à ordinateur de manière automatique et donc sans commande humaine. 

Dans les données sortantes (outputs), nous retrouvons, par exemple, les bons de commande ou les factures pour les clients.

Il faut bien mentionner tous vos inputs et outputs de données venant d’autres systèmes/clients car il se peut qu’ils nécessitent une intégration spécifique.

Quelques questions à se poser :

Pour développer le logiciel de gestion idéal, il est nécessaire de se poser quelques questions supplémentaires sur son utilisation :

Avez-vous besoin de faire du reporting/des analyses dans votre ERP ? 

Il faut savoir que la plupart des ERP ont un outil de reporting de base intégré mais si vous avez besoin d’un outil spécifique, plus poussé, il faut prendre en compte que cela nécessitera un développement plus long.

Pensez-vous intégrer, dans le futur, davantage de flux/de fonctionnalités dans votre logiciel ?

Si vous souhaitez d’abord intégrer un seul flux de votre entreprise dans votre logiciel pour faire un test, prévenez votre prestataire que d’autres flux seront peut-être digitalisés par la suite. En effet, la structure ne sera pas la même. Les ingénieurs-développeurs pourront, par exemple, mettre en place des interconnexions pour faciliter l’ajout des nouveaux flux. 

C’est la même chose pour les fonctionnalités. Même si certaines ne font pas partie de la première version de votre logiciel, il faut déjà, idéalement, les aborder dans votre premier cahier des charges.

C’est essentiel d’y réfléchir dès le début car ça influencera le développement de votre logiciel. 

Êtes-vous soumis à des obligations légales ? 

Exemple : l’obligation de traçabilité. Si c’est le cas, il faut évidemment le mentionner.

#4.

Conclusion

La première étape, pour rédiger un cahier des charges efficace, consiste à décrire brièvement votre besoin.

Ensuite, vient l’étape la plus importante, l’explication de tous les flux business que vous souhaitez intégrer dans votre logiciel de gestion : les intervenants, les actions/réactions de chacun, etc. Ainsi que leur délimitation. 

Pour être sûr que votre prestataire comprenne bien votre activité, nous vous conseillons de fournir un ou plusieurs diagrammes. Cette étape est déterminante dans le développement de votre logiciel, il ne faut donc pas la négliger.

Puis, listez tous les utilisateurs de votre logiciel avec leur niveau d’accès.

Par la suite, n’oubliez pas de lister vos master data et toutes vos données entrantes et sortantes. 

Enfin, poussez votre réflexion encore plus loin et posez-vous davantage de questions sur l’utilisation de votre logiciel dans son ensemble : le reporting, son évolution possible, 

les obligations légales,...

Après avoir réfléchi à tous ces éléments, votre prestataire devrait être en mesure de développer le logiciel idéal pour votre entreprise.

#5.

Exemple de cahier des charges pour un logiciel de gestion à télécharger

> Télécharger un modèle de cahier des charges pour votre logiciel de gestion <

Téléchargez le document pour pouvoir le modifier avec vos informations.

N’oubliez pas de supprimer les éléments en italique qui se trouvent en-dessous des titres de chaque section, ce sont des explications pour que vous sachiez exactement ce que vous devez mettre.

Si vous avez des questions, vous pouvez nous laisser un commentaire sous cet article ou si vous préférez, vous pouvez aussi nous contacter directement pas mail ou téléphone. Nous répondrons à toutes vos demandes avec plaisir.