#1.
Onze klant
Incinera is een bedrijf dat crematiediensten aanbiedt voor dieren. Hun klanten zijn zowel dierenartsen als particulieren die hun dier verloren hebben. Wanneer een dier overlijdt, zorgt Incinera voor het volledige crematieproces en biedt het gepersonaliseerde herdenkingsproducten aan, zoals halskettingen met een pootafdruk.
Incinera is actief in heel België en breidt momenteel uit naar Frankrijk. Hoewel het initiële project focust op de Belgische activiteiten, werd de oplossing future-proof ontwikkeld en kan ze eenvoudig worden uitgebreid om ook de Franse dienstverlening te ondersteunen.
#2.
Hun noden
Voor onze digitale oplossing beheerde Incinera alle klantinformatie en planning handmatig — op papier. Deze werkwijze was tijdrovend, foutgevoelig en moeilijk schaalbaar. Bovendien had Incinera te weinig zicht op de actuele stand van zaken, zoals welke opdrachten nog in behandeling waren. Daarom wilden ze hun processen digitaliseren: om efficiënter te werken, alles beter te kunnen opvolgen en meer inzicht te krijgen in elke stap van het crematieproces.
Vanaf het begin hebben we ingezet op een grondig begrip van hun workflow. Ons team ging in gesprek met de mensen van Incinera om hun noden in detail te bespreken. We brachten ook een bezoek aan hun vestigingen om het volledige proces te observeren — van het eerste klantcontact tot aan de crematie en levering van herdenkingsproducten.
Door ons volledig onder te dompelen in hun dagelijkse werking, konden we een oplossing uitwerken die écht bij hen past. Het resultaat? Een volledig gedigitaliseerd systeem dat het klantenbeheer vereenvoudigt en de planning automatiseert.
#3.
Onze oplossing
Om de uitdagingen van Incinera aan te pakken, ontwikkelden we een webapplicatie die perfect aansluit bij hun behoeften. De tool bevat drie kernfunctionaliteiten:
- Een CRM voor klantbeheer: Alle klantgegevens worden gecentraliseerd in één systeem. Zo behoudt Incinera eenvoudig het overzicht over zowel diereneigenaars als dierenartsen. De papieren administratie is overbodig geworden en de werklast daalt aanzienlijk.
- Afspraakplanning voor dierenartsen: Dierenartsen hebben hun eigen login en kunnen zelf crematiediensten of ophalingen boeken via het platform. Ze hoeven Incinera dus niet meer telefonisch te contacteren. Dat versnelt het proces en vermindert communicatieknelpunten.
- Routeplanning voor ophalingen: De applicatie bevat een slimme planner voor de ophaalrondes. Het systeem toont automatisch welke klanten op welke dag een service nodig hebben. Zo verloopt de logistiek efficiënter en verdwijnt de manuele planning.
Door deze drie functies te bundelen in één platform, heeft Incinera haar workflow sterk verbeterd. Wat vroeger een manueel proces op papier was, is nu volledig gedigitaliseerd. De oplossing bespaart tijd, vermindert fouten en laat het team zich focussen op wat écht telt: hun kerntaken, niet de administratie.
Dankzij het nieuwe systeem is Incinera vandaag beter uitgerust om haar werking vlot en efficiënt te organiseren.
#4.
De voordelen
Tijdens de ontwikkeling van de applicatie begon Incinera na te denken over extra functies om hun werking nog verder te verbeteren.
Naast crematiediensten biedt Incinera namelijk ook herdenkingsproducten aan, zoals halskettingen met een pootafdruk.
De digitale transformatie bracht nieuwe ideeën naar boven — zoals de integratie van een e-commercemodule.
Daardoor zouden klanten in de toekomst gepersonaliseerde producten rechtstreeks via het platform kunnen bestellen, wat zorgt voor een vlottere gebruikerservaring.
Wat begon als een CRM- en planningstool, groeit uit tot een veel completer platform. Dit project vormt de basis voor een langdurige samenwerking, met ruimte voor verdere ontwikkeling en innovatie. Een partnerschap dat inzet op continu verbeteren en meebewegen met de toekomst van Incinera.
#5.
Onze samenwerking
Dit project was een plezier om te realiseren, niet alleen door de technische uitdaging, maar vooral dankzij de uitstekende samenwerking met de klant. Hij is een positief en toegankelijk persoon, steeds bereid om mee te denken en vlot bereikbaar.
Tijdens de ontwikkeling van het CRM en het planningssysteem bracht hij waardevolle ideeën aan en toonde hij veel interesse in onze voorstellen. Daardoor ontstond een echte co-creatiedynamiek, waarbij we samen op zoek gingen naar de beste oplossingen voor zijn bedrijf.
Die dynamiek loopt vandaag nog steeds verder. We werken momenteel samen aan nieuwe integraties met andere applicaties, het verbeteren van bestaande flows en ideeën zoals het gebruik van QR-codes voor snellere processen.
Voor ons gaat het dus niet alleen om het bouwen van een digitale tool, maar om het blijvend mee uitwerken van betekenisvolle oplossingen met een betrokken klant die vooruit denkt. De applicatie sluit perfect aan bij zijn huidige noden en evolueert mee richting toekomstige innovaties.
#6.
Conclusie
Dit project was een verrijkende ervaring en het resultaat van een fijne samenwerking met Erwin, de zaakvoerder van Incinera.
Zijn openheid, enthousiasme en bereidheid om nieuwe ideeën te verkennen maakten het traject zowel doeltreffend als aangenaam.
De webapplicatie voor CRM en planning is een belangrijke eerste stap in de digitale transformatie van Incinera. Door klantbeheer, planning en logistiek te stroomlijnen, is het bedrijf nu beter voorbereid op de toekomst.
En dit is wellicht nog maar het begin. Met een stevige digitale basis zijn er volop kansen om het ecosysteem van Incinera verder uit te bouwen, met blijvende focus op groei, efficiëntie en innovatie.