< Terug naar bronnen

Hoe een bestek opstellen voor een ERP-systeem: download een voorbeeld

We leggen uit welke essentiële elementen u in uw bestek moet opnemen, zodat uw serviceprovider de juiste software voor uw bedrijf ontwikkelt. Aan het einde van het artikel kun u een voorbeeld van een bestek downloaden.

#1.

Inleiding

Het is moeilijk om te beginnen met de ontwikkeling van bedrijfsbeheersoftware (ERP, CRM, enz.) zonder grondige reflectie en voorbereiding.

Inderdaad, bedrijfsbeheersoftware is een hulpmiddel dat u meestal dagelijks gebruikt en dat bedoeld is om onder andere uw werkprocessen te verbeteren, tijd te besparen en de prestaties van uw bedrijf te verhogen.

Om de beste mogelijke software te kunnen ontwerpen, moet u dus de tijd nemen om over al uw behoeften na te denken.

Om u te helpen bij deze taak, raden we u aan om een functioneel ontwerp, een bestek, op te stellen.

Dit document bevat de essentiële informatie over uw project en stelt uw project manager en het ontwikkelingsteam in staat om uw behoeften en verwachtingen volledig te begrijpen met als doel software te ontwikkelen die geschikt is voor uw bedrijf.

In dit artikel zullen we alle punten uitleggen waarover u moet nadenken en die in uw bestek moeten worden vermeld.

U vindt na de conclusie een voorbeeld van een bestek dat u kunt downloaden.

#2.

Enkele dingen om in gedachten te houden

Voordat u zich verdiept in de details van uw bestek, willen we enkele zaken verduidelijken.

Allereerst moet worden opgemerkt dat een bestek niet altijd het document is dat strikt moet worden gevolgd voor alle bedrijven.

Bij Deuse, bijvoorbeeld, helpt het bestek ons om zogenaamde "User Stories" te creëren, dat wil zeggen, de beschrijving van een functionaliteit van uw software voor een gebruiker. We ontwikkelen dan alle elementen die zich in deze User Stories bevinden en alleen die.

Als bepaalde elementen uit het functioneel ontwerp niet in de User Stories voorkomen, zullen we ze dus niet ontwikkelen.

Controleer met uw project manager welk document als basis dient voor de ontwikkeling van uw software. Maak hierover vanaf het begin van uw samenwerking duidelijke afspraken om onaangename verrassingen te voorkomen.

Verder, als u al software voor bedrijfsbeheer heeft en u onze dienstverlening inschakelt, betekent dit dat deze software niet volledig aan uw behoeften voldoet. In dat geval raden we u idealiter aan om vanaf nul te beginnen in plaats van uw bestaande oplossing te behouden, omdat dat vaak gecompliceerder is.

Als u er toch voor kiest om met uw bestaande software voort te gaan, moet u uw verwachtingen matigen, aangezien ons team meer beperkingen zal hebben dan wanneer ze met een nieuw project zouden starten.

Vervolgens heeft u, afhankelijk van uw verwachtingen, twee opties: maatwerksoftware of standaardsoftware.

Bij het maken van uw keuze moet u rekening houden met verschillende criteria: uw behoeften en de complexiteit ervan, uw budget en de toegankelijkheid van uw software (cloudgebaseerd of lokaal geïnstalleerd op uw computer).

Het is belangrijk om te weten dat sommige functionaliteiten niet passen in standaardsoftware. In dat geval moet u kiezen voor maatwerksoftware.

Uw project manager kan uiteraard, nadat hij met u heeft gesproken over uw project en behoeften, u begeleiden bij deze keuze.

Tot slot, probeer zo duidelijk en beknopt mogelijk te zijn in uw uitleg om het begrip van uw project manager te vergemakkelijken. Het doel van uw bestek is om zijn werk zo eenvoudig mogelijk te maken.

Vermeld ook alleen de informatie die relevant is voor de ontwikkeling van uw software.

#3.

De belangrijke elementen van uw bestek

De volgende elementen zijn essentieel om in uw bestek op te nemen, zodat uw project manager en het team de juiste software kunnen ontwikkelen voor uw bedrijf:

Een korte beschrijving van uw behoeften:

Ga op dit moment nog niet in op de details van uw project. Het doel hier is om in enkele zinnen te beschrijven wat u wilt kunnen doen met uw bedrijfsbeheersoftware.

Aan welke behoefte(n) moet uw software voldoen?

Bijvoorbeeld: "Ik wil software om het voorraadbeheer van mijn bedrijf te automatiseren."

Leg uit wat u verwacht van uw bedrijfsbeheersoftware.

Het bedrijfsproces van uw onderneming:

Het beschrijven van het bedrijfsproces van uw onderneming is het belangrijkste aspect van uw bestek, omdat bijna alles hieruit voortvloeit.

U moet alle processen uitleggen die in uw systeem moeten worden geïntegreerd.

Wie doet wat ⇒ Wanneer ⇒ Welke beslissingen worden genomen ⇒ Welke resultaten volgen hieruit ⇒ ..?

Kortom, uw project manager moet een volledig beeld hebben van uw bedrijfsactiviteiten, omdat zonder deze informatie het risico bestaat dat er software wordt ontwikkeld die niet volledig aansluit bij uw bedrijf.

Het is essentieel om alle stappen en hoe ze met elkaar samenhangen te vermelden.

Om uw project manager optimaal te helpen, raden we aan een diagram te maken van uw verschillende processen waarin de betrokkenen, acties en reacties van elk worden weergegeven, evenals de volgorde/richting van deze (her)acties.

Hier is een voorbeeld voor een van onze klanten, een belangrijke speler in de bouwsector:

Het is ook belangrijk om de stromen goed af te bakenen.

Bijvoorbeeld, als u software wilt die uw verkoopstroom omvat, is het noodzakelijk om te weten wat deze stroom precies inhoudt en hoe ver deze zich precies uitstrekt:

Begint uw stroom bij het eerste contact met de klant en het toevoegen van zijn gegevens aan het CRM en loopt deze door tot het beheer van uw voorraad? Of stopt het bij de aankoop die de klant heeft gedaan?

U moet alle elementen specificeren die betrekking hebben op uw stroom, omdat elke onderneming haar eigen kenmerken heeft en uw verkoopstroom niet per se hetzelfde is als die van een ander bedrijf.

Hier is een voorbeeld van een diagram van een verkoopstroom (dit is een generiek voorbeeld van de website 'Urbanisatie van het Informatiesysteem' om u te helpen de zaken beter te begrijpen):

We willen graag uw aandacht vestigen op het feit dat op maat gemaakte software kan worden aangepast aan uw bedrijfsprocessen, terwijl standaardsoftware mogelijk uw bedrijfsprocessen moet aanpassen (of niet) aan de software. Dit moet worden besproken met uw project manager om te zien wat er mogelijk is.

Nu zullen we kijken naar de elementen die voortkomen uit uw bedrijfsprocessen:

Uw gebruikers:

Het is belangrijk om aan te geven wie de software binnen uw bedrijf zal gebruiken en welke acties elk van hen moet kunnen uitvoeren.

Niet iedereen heeft mogelijk dezelfde toegangsrechten. Bijvoorbeeld, het is mogelijk dat elk departement slechts toegang heeft tot een deel van de functionaliteiten en dat de beheerders toegang hebben tot de volledige software.

Daarom is het nodig om de verschillende gebruikers en hun toegangsrechten op te sommen, omdat ze van invloed zijn op de structuur en hosting van uw software. U moet dus goed nadenken over het gebruik ervan in zijn geheel.

Uw master data of mastergegevens:

De "master data" vertegenwoordigen belangrijke organisatorische gegevensbronnen binnen uw bedrijf. Dit omvat bijvoorbeeld klantgegevens, leveranciersgegevens, productgegevens en financiële gegevens.

U hoeft deze gegevens niet in uw bestek te verstrekken, maar u moet wel de belangrijke mastergegevens voor uw bedrijfsactiviteiten (zoals klantenlijst, productlijst, enz.) en hun structuur beschrijven.

Denk alvast na over hoe u deze mastergegevens zult verkrijgen van de plaatsen waar ze momenteel worden opgeslagen. Uw softwareleverancier kan u hierbij natuurlijk helpen. Het is belangrijk om dit met hem te bespreken.

Wanneer u deze gegevens aan uw project manager verstrekt, moeten ze voldoende volledig zijn, omdat uw software zonder deze gegevens niet correct zal functioneren.

In feite zal software zonder gegevens onbruikbaar zijn...

Daarom is er veel werk te verrichten op dit gebied voordat de ontwikkeling van uw software begint.

Bijvoorbeeld, het leveren van een halfvol Excel-bestand aan uw project manager zal helaas niet voldoende zijn.

Automatische of semi-automatische gegevensinvoer en -uitvoer naar externe systemen:

Hier hebben we het over de invoer en uitvoer van gegevens van en naar andere systemen/klanten, indien van toepassing.

Hier is een voorbeeld om het beter te begrijpen: laten we een groothandelaar nemen die zijn producten op de website van verschillende detailhandelaren verkoopt:

Als een detailhandelaar geen voorraad meer heeft op zijn e-commerce website, kan hij toegang hebben tot de voorraad van de groothandelaar en direct een nieuwe bestelling plaatsen via zijn interface. De factuur en de leveringsbon kunnen dan automatisch van de groothandelaar naar de detailhandelaar worden verzonden.

Als u gegevensinvoer/uitvoer hebt vanuit externe systemen, leg dan in uw bestek duidelijk uit hoe de informatie wordt ingevoerd en door wie, en hoe deze wordt uitgevoerd. Dit heeft enige overlap met het bedrijfsproces.

U kunt hier ook een diagram maken om de gegevensuitwisseling met externe systemen uit te leggen.

Hier zijn enkele voorbeelden:

Er zijn handmatige invoer (invoer van gegevens) via Excel- of CSV-bestanden, maar ook automatische invoer.

Tot de automatische invoer behoren externe API's (Application Programming Interfaces).

Een API, Application Programming Interface, is kort gezegd een infrastructuur die twee softwaretoepassingen (of andere oplossingen) met elkaar verbindt en onder andere gegevens van de ene naar de andere kan overdragen.

Voor een van onze klanten hebben we bijvoorbeeld een EDI-stroom (Electronic Data Interchange) geïntegreerd, wat betekent dat berichten in een standaardformaat dat wordt gebruikt in de detailhandel, automatisch en zonder menselijke tussenkomst worden uitgewisseld tussen handelspartners.

Onder de uitgaande gegevens (output) vinden we bijvoorbeeld bestellingen of facturen voor klanten.

Vermeld al uw gegevensinvoer en -uitvoer vanuit andere systemen/klanten, want het is mogelijk dat ze een specifieke integratie vereisen.

Enkele vragen om te overwegen:

Om de ideale beheersoftware te ontwikkelen, is het nodig om enkele aanvullende vragen te stellen over het gebruik ervan:

Heeft u behoefte aan rapportage/analyse in uw ERP?

Het is belangrijk om te weten dat de meeste ERP-systemen een basisrapportagetool ingebouwd hebben, maar als u een specifieke, geavanceerdere tool nodig heeft, moet u er rekening mee houden dat dit een langere ontwikkeling vereist.

Denkt u erover om in de toekomst meer bedrijfsprocessen/functies in uw software te integreren?

Als u eerst slechts één bedrijfsproces in uw software wilt integreren voor een test, moet u uw project manager waarschuwen dat er mogelijk later meer processen worden gedigitaliseerd. De structuur zal namelijk anders zijn. Software-ingenieurs kunnen bijvoorbeeld interconnecties opzetten om de toevoeging van nieuwe processen te vergemakkelijken.

Dit geldt ook voor functies. Zelfs als sommige functies geen deel uitmaken van de eerste versie van uw software, moet u deze bij voorkeur al in uw eerste bestek bespreken.

Het is essentieel om hier vanaf het begin over na te denken, want dit zal de ontwikkeling van uw software beïnvloeden.

Heeft u te maken met wettelijke verplichtingen?

Bijvoorbeeld, de verplichting tot traceerbaarheid. Als dat het geval is, moet u dit natuurlijk vermelden.

 

#4.

Conclusie

De eerste stap in het opstellen van een bestek is het kort beschrijven van uw vereisten.

Dan komt de belangrijkste fase: het uitleggen van alle bedrijfsstromen die u wilt integreren in uw beheersoftware: de betrokken personen, hun acties/reacties, enz. en het definiëren van hun grenzen én ze af te bakenen.

Om ervoor te zorgen dat uw project manager uw bedrijf volledig begrijpt, raden we u aan een of meer diagrammen te verstrekken. Deze fase is cruciaal voor de ontwikkeling van uw software, dus vergeet deze niet.

Maak vervolgens een lijst van alle gebruikers van uw software met hun toegangsniveaus.

Vergeet vervolgens niet uw masterdata en alle inkomende en uitgaande gegevens te vermelden.

Denk tot slot nog een stap verder en stel uzelf meer vragen over het gebruik van uw software als geheel: rapportage, mogelijke toekomstige ontwikkelingen, wettelijke verplichtingen, enz.

Als u al deze elementen hebt overwogen, zouden uw project manager en het team de ideale software voor uw bedrijf moeten kunnen ontwikkelen.

#5.

Download een voorbeeld van een bestek voor managementsoftware

> Download een voorbeeldbestek voor uw beheersoftware <

Om het model te wijzigen en aan te passen, moet u het document eerst downloaden op uw computer/tablet. Door de downloadlink te volgen, krijgt u toegang tot de specificaties als een "reader". U hoeft alleen maar op het downloadpictogram te klikken om uw sjabloon te ontvangen.

Vergeet niet de cursief gedrukte items onder de titels van elke sectie te verwijderen, dit zijn verklaringen zodat u precies weet wat u moet invullen.

Als u vragen hebt, kunt u een reactie achterlaten onder dit artikel of, als u dat liever hebt, kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen via e-mail of telefoon. We beantwoorden graag al uw vragen.